По просьбе нескольких наших постоянных Клиентов мы составили и опубликовали данную инструкцию по правилам возврата трудовой книжки работнику:

Если по итогам увольнения работник не хочет или не имеет возможности забрать трудовую книжку лично, кадровик должен составить акт о невозможности вручения документа, после чего направить уведомление работнику, который должен либо явиться за документом, либо согласиться на его отправку почтой. В том случае, если кадровик не вручит трудовую книжку вовремя, руководство фирмы может быть привлечено не только к административной ответственности, но и к обязательной выплате работнику того времени, которое занял процесс выдачи трудовой книжки. Выход из сложной ситуации и передача данного документа возможны, если руководитель ознакомлен с правилами окончания действия договора, установленными трудовым кодексом России.

Прекращение Трудового Договора

Расторжение договора представляет собой полное завершение деловых отношений между нанимателем и сотрудником. Как поступить в том случае, когда довести до работника сведения об увольнении не представляется возможным?

В последний рабочий день сотрудника трудовой договор прекращает свое действие. В качестве исключения законодательством представлены те случаи, когда он не работал, но, согласно трудовому законодательству, сохранял за собой место работы и должность (лучший пример - период временной неработоспособности). Прекращение действия трудового договора должно в официальном порядке быть оформлено соответствующим распоряжением (приказом), с которым работник под подпись должен ознакомиться непосредственно в день увольнения. В том случае, если невозможно довести приказ до сведения сотрудника или он отказывается поставить свою подпись по итогам ознакомления с документом, важно зафиксировать это в письменном порядке. Факт отсутствия подобной записи проверяющие могут расценить в будущем, как грубое нарушение закона о труде. Лучше всего максимально детально описать в документе те обстоятельства, которые послужили препятствием для фирмы при выполнении требований законодательства Российской Федерации об ознакомлении с приказом об увольнении работника.

В акте отказа от ознакомления с приказом об увольнении как минимум должны содержаться сведения, характерные для первоначальных документов и как максимум подробности о фактах, официально зафиксированных данным документом (место составления, дата и время, прочая информация). На формирование таких требований немалое влияние оказала практика судебных дел. В ходе процесса разбирательств суд подвергает акты детальной и критичной оценке, часто не принимая их в качестве надлежащего доказательства тех обстоятельств, фиксацию которых работодатель изначально преследовал во время составления документации.

Заметки На Полях

Является нарушением! А итогом нарушения законодательства России о труде может стать наложение на должностных лиц административного штрафа в размере от тысячи и до пяти тысяч рублей; на юридических лиц — оттридцати и до пятидесяти тысяч рублей (в определенных случаях заменой штрафа может быть приостановление деятельности фирмы на девяносто суток).

Возврат Трудовой Книжки

Согласно общему правилу, прекращение трудового договора требует отруководства фирмы выдачи работнику его трудовой книжки в последний рабочий день. После того, как в документ будет внесена запись об увольнении, наниматель производит окончательный денежный расчет с работником.

Если говорить о действующем законе в Российской Федерации, то он не просто не предоставляет компании права удерживать трудовую книжку, как залог для оказания определенного давления на сотрудника (к примеру, склонить работника к передаче,в установленном порядке,ранее полученных ценностей), но и возлагает на такие действия административную ответственность. Довольно часто при увольнении задержка выдачи трудовой книжки квалифицируется как административное правонарушение. В дополнении к вышесказанному, задержка – это основание, которое позволяет привлечь руководство фирмы к материальной ответственности. Если факт задержки будет доказан, компания будет обязана возместить работнику тот заработок, которого он не получил за лишенный незаконно период возможности трудиться. Для того чтобы обезопасить себя в последующем от возможных мер воздействия со стороны органов государственного надзора (контроля) или материальных притязаний со стороны работников, фирма должна в обязательном порядке зафиксировать факт своевременного вручения трудовой книжки(в письменном виде и при наличии свидетелей).

Объективно ничто не препятствует выдаче трудовой книжке работнику в последний день его нахождения на рабочем месте. Своей подписью он должен в личной карточке, а также в книге учета движения вкладышей и трудовых книжек подтвердить факт получения документа.

Как поступить в том случае, когда выдача трудовой книжки непосредственно в день прекращения договоране представляется возможной в виду отсутствия работника на своем рабочем месте (к примеру, было подано заявление об увольнении по собственному желанию, а в последний день он не явился на работу и не отозвал заявление, поданное ранее; еще одной распространенной причиной является смерть работника) или в виду отказа от получения книжки

1. Во-первых, такая ситуация должна быть зафиксирована соответственным актом, который обезопасить руководство фирмы от возможных претензий уволенного работника и органов надзора.

2. Во-вторых, работнику нужно направить письменное уведомление, в котором сообщить о необходимости явиться за трудовой книжкой, согласия на отправление ее посредством почтовой службы. Лишь со дня направления подобного уведомления работнику наниматель, согласно трудовому кодексу Российской Федерации, полностью освобождается от ответственности за задержку выдачи документа.

Стоит отметить, что уведомление должно быть направлено в письменной форме таким способом, который в будущем позволитоднозначно подтвердить направление уведомления определенного содержания (с описью вложений и уведомлением о вручении; фиксация отправки документа со стороны почты). Соблюдая условия, описанные выше, фирме удастся избежать административной ответственности, которая обычно следует за задержкой выдачитрудовой книжки нанимателем работнику. Важно помнить о том, что в качестве существенного доказательства судами не принимаются пояснения работодателя в устной форме и пояснения, представленные в форме телефонограмм (согласно трудовому кодексу требуются письменные доказательства деятельности).

Постановлением Правительства от 16 апреля 2003 года (номер 225) утверждены правила изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения работодателей ими, требования к ведению трудовых книжек и их хранению.

Законодательством не были установлены требования касаемо того адреса, по которому уведомление должно быть направлено работодателем. Не менее противоречива в данной ситуации и судебная практика. Так, в одних случаях судьи дают согласие на направление уведомления по тому адресу, который указан в личной карточке работника (заполняется при оформлении приема на рабочее место). В других же случаях, когда работодатель обладает сведениями о фактическом проживании сотрудника, признают несоблюдение со стороны компании процедуры направления уведомления при отправке его по месту прописки.

Лучше всего выслать соответствующее уведомление на все имеющиеся адреса регистрации (проживания) работника, которыми располагает фирма. Такая процедура призвана официально засвидетельствовать максимальную осмотрительность в действиях нанимателя, принятии им необходимых мер и выдаче трудовой книжки своевременно, даже если эти уведомления фактически не будут доставлены работнику (к примеру, с почтовой отметкой, указывающей на отсутствие адресата,будут возвращены отправителю). По этой причине фирмам рекомендуется действовать осмотрительно, не ограничиваясь теми сведениями, которые указаны сотрудником при приеме на работу.

Примерно следующий текст должно содержать уведомления «о получении трудовой книжки или согласии на отправку документа по почте»:

«В том случае, если Вы не можете получить свою трудовую книжку лично, предоставьте согласие на отправление трудовой книжки почтой в письменном виде, указав адрес, на который она будет выслана».

Важно помнить о том, что грубым нарушением трудового законодательства Россииявляется направление работнику трудовой книжки по почте, без получения предварительного письменного согласия на это.

Если по итогам получения уведомления работник не предоставил компании согласия на отправку трудовой книжки по почте (предоставляется в письменном виде), то срок ее хранения до момента выдачи работнику длится семьдесят пять лет.

Из этого следует, что избежать возникновения спорных ситуаций можно при соблюдении установленного законодательством порядка выдачи трудовых книжек (по почте можно отправлять их лишь при наличии их письменного согласия). Кроме того важно с максимальной детализацией фиксировать все обстоятельства и причин, если соблюдение обязанностей фирмы перед сотрудником по объективным причинам невозможно. В случае возникновения спорных ситуаций, точное следование рекомендациям, описанным выше, позволит нанимателю доказать то, что все его действия были законны, во время проверки должностными лицами органов государственного надзора (контроля) и в зале суда.