В Налоговом законодательстве используется такой термин как «Универсальный передаточный документ» (УПД). Назначение данного документа – подтверждение затрат, по общей системе налогообложения, а также по упрощенно ее версии. В качестве основы для его разработки были использованы счета – фактуры, с учетом следующих форм передачи материальных ценностей:
1.    Торг.
2.    Товарный раздел.

Следует упомянуть, что УПД не является обязательным к исполнению, поскольку его использование лишь рекомендуемо всем налогоплательщикам со стороны ФНС. Главная же его положительная сторона, это возможность применения в бухгалтерском и налоговом учете. Поскольку в него включены обязательные положения, согласно статье 9, пункту 2 Федерального закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».

Следует более подробно рассмотреть назначение УПД, в чем существенную помощь может оказать статус данного документа. Отметка о статусе ставится в левом углу сверху, она означает следующее:
1.    Использование данного документа предназначено одновременно для бухгалтерского и налогового учета.
2.    Документ можно применять исключительно для того, чтобы оформить факты хозяйственной деятельности предприятия.
В случае, когда документ используется в качестве подтверждения фактов хозяйственной деятельности, лишних документов заполнять не потребуется. Тогда как использование УПД для бухгалтерского учета предусматривает заполнение таких реквизитов как:
1.    Указания к платежно-расчетному документу.
2.    Сумма акциза.
3.    Налоговая ставка.
4.    Цифровой код страны происхождения товара.
5.    Краткое наименование страны происхождения товара.
6.    Номер таможенной декларации.

Вышеупомянутый статус предназначен для информирования, и определяется наличием, либо отсутствием в УПД необходимых для первичных документов, сведений. Универсальный передаточный документ может быть изготовлен как на бумаге, так и с использованием современных технических новинок, то есть быть представлен в электронном виде. В последнем случае документ также нуждается в электронной подписи и юридическом подтверждении. После чего он будет равнозначен бумажному аналогу.
Возможность и способы применения УПД должны быть отражены в бухгалтерской и налоговой политике, кроме того может быть составлен личный приказ руководителя предприятия. В обоих случаях необходимо обозначить следующее:
1.    Выбранную форму документа: электронную, или бумажную.
2.    Количество фактов хозяйственной деятельности, которые будут упомянуты в документе.
3.    Данные о партнерах, сделки с которыми будет фиксировать УПД.
При необходимости подтвердить налоговые расходы УПД также применим, кроме того его используют при вычете НДС.
Второй статус документа означает, что компания вправе воспользоваться вычетами по налогам на НДС, но при этом все вышеперечисленные реквизиты должны быть заполнены. Чтобы проделать эту операцию, УПД необходимо зарегистрировать в книге покупок в момент возникновения права на это. Прежде чем это сделать, нужно проверить все необходимые для счета-фактуры сведения, среди них должны быть упомянуты следующие:
1.    Дата, номер, наименование документа.
2.    ИНН, адрес продавца и покупателя.
3.    Сведения о том, кто отправил, и кто принял груз.
4.    Номер расчетно-платежного документа.
5.    Размер товара.
6.    Стоимость товара.
7.    На последней странице обязательно должны стоять подписи директора предприятия и главного бухгалтера. Также могут подписаться другие уполномоченные лица.
Отметим, что использование УПД не станет заменой корректировочному, либо авансовому счету-фактуре. Так как, он не гарантирует получение права на вычет сумм налога, который был выплачен в качестве предоплаты.

Использование УПД предусмотрено при проведении таких операций, как:
1.    Разгрузка товара.
2.    Передача прав на владение имуществом другому лицу.
3.    Фиксирование итога всех проведенных работ.
4.    Для того, чтобы документально подтвердить факт оказания помощи.
Компании, использующие упрощенную систему налогообложения, не выплачивают НДС, но вместо товарных накладных и актов они также могут использовать УПД, обозначив его статус как 2, без указания ставки и суммы налога.
В компаниях, которые применяют специальные налоговые режимы использование УПД должно быть подтверждено письменно.

Статья 313 Налогового кодекса РФ, гласит, что для подтверждения данных налогового вычета могут быть использованы первичные документы, к которым и относиться УПД, поскольку перечень реквизитов полностью согласуется с требованиями Закона № 402-ФЗ. При этом использование УПД, как «первичку» несет за собой необходимость указания следующих сведений в обязательном порядке:
1.    Название документа. Время и дату оформления.
2.    Полное юридическое имя организации, которая занимается составлением.
3.    Факты хозяйственной жизни, которые он содержит.
4.    Размер натурального и денежного измерения. Единицы измерения должны быть указаны.
5.    Полное имя и должность граждан, совершающих договорную сделку. Также необходимо указать перечень всех, кто несет ответственность за составление.
6.    Завершать его должны подписи ответственных лиц.

В случае, когда все вышеперечисленные сведения указаны правильно и документ составлен, верно, поставлены требуемые подписи, юридически подтверждена подлинность, УПД может использоваться для подтверждения расходов, как при расчете налога на прибыль, так и при использовании специального режима упрощенной системы налогообложения.
Такой статус Универсального документа подтверждает Налоговый кодекс РФ, согласно ему же все необходимые расходы, которые несет предприятие, должны иметь экономическое обоснование, то есть указанна причина, повлекшая их необходимость. Кроме того, все расходы должны фиксироваться и иметь тому письменное подтверждение, как того требует закон.
Таким образом, УПД просто не заменим при необходимости фиксации важной налоговой информации, потому очень важно правильно указывать все необходимые сведения и реквизиты при его составлении.  Если у Вас возникли какие либо вопрос, Вы может обратиться к нашим квалифицированным бухгалтерам