Без командировок сотрудников ваш бизнес не выживет? При этом вы стараетесь создать максимально удобные условия работы даже в дороге? Тогда приготовьтесь. Такие излишние траты налоговики обязательно посчитают доходами ваших работников. А это значит, что необходимо будет доначислить НДФЛ и взносы. Кроме того, не удастся учесть затраты в составе расходов.

Доводы в защиту выкупившим все места купе для своего сотрудника

Любые расходы в командировке должны быть экономически обоснованы. Если сотрудник отправляется в поездку в гордом одиночестве, то чем можно оправдать расходы на покупку билетов на все места в купе? Для налоговиков это только личное удобство для работника и, следовательно, сумму необходимо обложить налогами и взносами. Однако АС в Волго-Вятском округе не допустил этого, о чем свидетельствует Постановление А28-12611/2015. Избежать доначислений помогла документация предприятия, составленная по этой командировке по всем правилам. Необходимость выкупа купе была обоснована следующим:

• при сотруднике имелась ценная информация, доступ которой ограничен. Изолированное купе без посторонних обеспечивало ее сохранность;
• работник, отправлявшийся в путь, являлся менеджером. Его график работы не нормирован. Даже в дороге он исполняет свои служебные обязанности – ведет переговоры, которые должны оставаться конфиденциальными, оформляет отчеты и прочую документацию. Имея посторонних попутчиков, он не смог бы этого делать, да и изрядно мешал бы соседям.

Рассмотрев совокупность предъявленных доказательств, суд стал на сторону компании. Выкуп купе совершен в интересах предприятия, следовательно, не может быть и речи о включении сумм в доход физлица, удержании НДФЛ, уплаты страховых взносов. Кроме того, приведенные аргументы позволяют признать суммы расходами для расчета налога на прибыль. Рекомендуется при защите интересов использовать отсылку на определение № 320-О-П, вынесенное КС РФ еще в 2007 году. Оно устанавливает факт самостоятельной оценки налогоплательщиком целесообразности расходов.

Бизнес-зал аэропорта для командировочного: красиво жить не запретишь

В большинстве случаев для отправления сотрудников в командировку выбирается транспорт более низкого класса, обслуживание и питание в пути без претензий. Однако некоторые компании вынуждены приобретать доступ в бизнес-залы. Налоговики не видят причин в таких излишествах, а потому все также пытаются наказать и доначислить. Между тем у компании есть веские основания для их использования:

• сотрудник продолжает работать даже в командировке. Он ведет переписку, осуществляет звонки, обрабатывает и подготавливает документацию;
• тяжелые или длительные переговоры требуют высокой сосредоточенности, а сотрудник после дороги на это не способен. Кроме того, его непрезентабельный вид может не дать компании и шанса на хорошее отношение контрагентов;
• обычно бизнес-залы предоставляют ряд преимуществ. Это может быть доступ к интернету, оргтехнике, канцелярским принадлежностям. Таким образом сотруднику не придется бегать в поисках всего этого.

Поэтому и размещение в ВИП-условиях обосновано экономической выгодой. Компании следует лишь тщательно разработать документацию, сопутствующую командировке. Имеется возможность предусмотреть все нюансы и в трудовых договорах. Судебными органами неоднократно доказывалась правота компании в спорах с налоговиками: определения ВС № 303-КГ15-15040, АС № А75-6359, № Ф06-12781. Подтверждалась она и письмом Минфина № 03-04-06/39125. Напоминаем, что все расходы должны подтверждаться документационно. Даже поездка в такси должна быть не только экономически обоснована, но и сопровождаться соответствующими квитанциями.